Vacature ECSP Management Assistant/ Office manager m/v (0,4 fte)


Kom jij ons team versterken?

Management Assistant/ Office manager m/v (0,4 fte)

ERASMUS CENTRE FOR STRATEGIC PHILANTROPY

 

Het Erasmus Centre for Strategic Philanthropy is opgericht met als doel bij te dragen aan de effectiviteit van de filantropische sector, zowel binnen Nederland als Europa. Het ECSP streven is om als denktank en kenniscentrum filantropen, vermogensfondsen en hun partners te ondersteunen, stimuleren en uit te dagen in het behalen van het hoogst mogelijke maatschappelijk rendement.

Het ECSP beantwoordt de behoeften van fondsen en filantropen rondom vraagstukken zoals het proces van filantropie; strategie en organisatie; en maatschappelijke thema’s middels workshops, cursussen, conferenties, publicaties en adviesdiensten.

Het ECSP is in 2009 opgericht vanuit twee faculteiten van de Erasmus Universiteit, de Erasmus School of Economics (ESE) en Rotterdam School of Management (RSM), en een familie fonds. ECSP is een onafhankelijke expertise centrum met een eigen inhoudelijke agenda en is gesitueerd op de campus van de Erasmus Universiteit. Dankzij haar inbedding in de academische wereld faciliteert het toegang tot de disciplines van economie, management, sociale wetenschappen, recht, geschiedenis en filosofie en slaat op die manier een brug tussen praktijk en onderzoek voor wederzijdse inspiratie.

Wij zijn een klein vooruitstrevend team met een groeiend netwerk van internationale partners zowel binnen de academische wereld als daarbuiten en bundelen samen de krachten om ECSP’s ambitieuze programma te realiseren. De Office Manager speelt daarbij een sleutelrol in het ondersteunen van haar collega’s in de dagelijkse praktijken.

 

Profiel:

Als Office Manager werk je direct met de directeur, assisteert en houdt haar op de hoogte van alle ontwikkelingen die betrekking hebben op het ECSP. Daarnaast ondersteun je de rest van het team van 2/3 personen, ben je verantwoordelijk voor relatie management, en ondersteun je bij het organiseren van verscheidene evenementen en trainingsprogramma’s. Je bent verantwoordelijk een breed takenpakket waarbij wordt verwacht dat je professioneel, flexibel, integer, accuraat en betrokken te werk gaat.

 

  

Takenomschrijving:

 

Office Management:

·         Eerste aanspreekpunt en afhandelen van informatie verzoeken bv

·         Agendaplanning (grotendeels beperkt tot grotere vergaderingen)

·         Outlook beheer, verwerken en archiveren van binnenkomende en uitgaande post

·         Plannen en voorbereiden van meetings en evenementen zowel intern als extern

·         Verantwoordelijk voor facilitaire zaken (o.a. inkoop van kantoorartikelen, ICT en andere EUR diensten)

·         Boeken van zakenreizen en samenstellen van de reisdocumentatie

·         Ondersteuning in HR- en personeelszaken

 

Communicatie

·         Opzetten, structureren en beheer CRM

·         Ondersteuning nieuwsbrief, website en andere social media (LinkedIn)

·         Ondersteuning vormgeving van digitale en papieren brochures, nieuwsbrieven, e.d.

 

Organisatie van trainingsprogramma’s en evenementen

 

·         Logistieke voorbereidingen (o.a. agendaplanning, zaalhuur en catering)

·         Ondersteuning bieden aan het voorbereiden en samenstellen van programma’s, verzamelen van informatie materiaal en werven van deelnemers

 

Kwalificaties:

-          Minimaal HBO werk- en denkniveau

-          Je hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring

-          Je beheerst het Nederlands en Engels goed

-          Je hebt uitstekende computervaardigheden. Je beheerst MS office programma’s (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) en hebt ervaring met digitaal werken

-          Je bent sociaal, neemt initiatief en hebt een service gerichte houding

-          Je bent geordend en kalm, stelt prioriteiten en zoekt praktische oplossingen

-          Je bent proactief en hands-on

-          Je bent flexibel en kan goed omgaan met een veranderende organisatie

-          Je hebt affiniteit met de ECSP ambities en doelgroepen

 Wij bieden:

Een uitdagende werkomgeving binnen een dynamische en internationale setting. Initiatief nemen en meedenken worden op prijs gesteld en zijn er mogelijkheden om je verder te ontwikkelen. De arbeidsvoorwaarden zijn conform de sector en gebaseerd op leeftijd en werkervaring. ECSP kent een 40-uur werkweek en biedt 25 vakantiedagen per jaar bij een fulltime werkovereenkomst.

Let op: dit betreft een tijdelijke functie tot 31-12-2017.   

Solliciteren

Je sollicitatie kun je voor 7 juli 2017 sturen naar Suela Aksoy aksoy@ese.eur.nl. Je sollicitatie bestaat uit een motivatiebrief en CV. Voor eventuele vragen kun je ook telefonisch contact opnemen via 0640797231.